Access ofrece un conjunto de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, pueden existir elementos llamados objetos:
• Tablas: Se encargan del almacenamiento de los datos y es realizada de forma organizada debido a la estructura de las tablas, es muy importante la estructura de las tablas para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos.
• Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.
• Formularios: Son una interfaz que permiten presentar por pantalla los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado. De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc.
• Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado para que puedan ser impresos. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.
• Páginas: Creación y diseño de páginas web con acceso a datos desde Internet.
• Macros: Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola acción.
• Módulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos.
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