1.- Introducción a MS Access

Es una aplicación de Gestión de Bases de Datos perteneciente a Microsoft Office y tiene las siguientes Características:

- Fácil de usar, ya que permite mediante una interfaz gráfica acceder y presentar datos de manera directa.

- Tiene gran Capacidad para Almacenar datos.

- Posee herramientas Visuales de Diseño para realizar Consultas, Formularios e Informes.

- Dispone de Asistentes que permiten el desarrollo de una actividad desde el inicio paso a paso.

- Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox.

- Puede incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access por medio de la tecnología OLE.

- Permite importar y exportar datos desde Excel o Word.

Microsoft Access almacena los datos en un archivo al que el propio programa adjudica la extensión .MDB (Microsoft Data Base), los archivos de base de datos quedan almacenados de la siguiente manera: "agenda.mdb", "video club.mdb", o "academia.mdb".

Access, almacena todos los datos de un tema concreto en una tabla. Por ejemplo se podrían almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y así sucesivamente, ya que una base de datos puede contener varias tablas.

La información contenida en cada tabla se presenta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo.

Es decir, cada registro está constituido por diversos campos, y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada Registro.

2.- Objetos de una base de datos de Access:

Access ofrece un conjunto de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, pueden existir elementos llamados objetos:

• Tablas: Se encargan del almacenamiento de los datos y es realizada de forma organizada debido a la estructura de las tablas, es muy importante la estructura de las tablas para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos.

• Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

• Formularios: Son una interfaz que permiten presentar por pantalla los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado. De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc.

• Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado para que puedan ser impresos. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.

• Páginas: Creación y diseño de páginas web con acceso a datos desde Internet.

• Macros: Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola acción.

• Módulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos.

3.- Ejecutar Access

Los pasos a seguir para ejecutar Access son:

1. Hacer clic sobre el botón Inicio de la barra de tareas.

2. Seleccionar la opción Todos los programas.

3. Seleccionar la opción Microsoft Access del menú que se despliega.

Una vez ejecutado el programa, la ventana que se presenta en ambos casos es la que muestra la figura siguiente:

Al acceder al programa éste sólo muestra activo del lado derecho el Panel de Tareas. El motivo es que para poder realizar cualquier operación con el programa es necesario tener abierta una base de datos.

El Panel de Tareas presenta cuatro opciones principales, abrir una base de datos ya existente (Abrir un archivo), abrir una base de datos en blanco (Nuevo), utilizar el asistente para crear una base de datos (Nuevo a partir de un archivo existente) o abrir una base de datos a partir de una plantilla (Nuevo a partir de una plantilla).